Das fünfte Modul der Coachingausbildung 2022-2023 beinhaltete am 15. Januar 2023 einen Überblick zum Thema Datenschutz und allgemeine rechtliche Fragestellungen im Zusammenhang mit Coaching.
Zum Einstieg wurde der Umgang mit den persönlichen Informationen des Klienten / der Klientin, mit seinen / ihren personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Coaching besprochen. Denn ohne solcherlei Daten ist ein Coaching nicht denkbar. Daher unterwirft sich der Coach in der Regel bereits vertraglich der Pflicht zur Verschwiegenheit, muss sich drüber hinaus aber ebenso mit den gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz befassen. Von zentraler Bedeutung ist dabei die Datenschutz-Grundverordnung. Deren Regelungen gelten seit dem Jahr 2018 und betreffen alle Unternehmen. Auch natürliche Personen als Einzelunternehmer*innen sowie kleine und mittlere Unternehmen, die Daten über natürliche Personen verarbeiten.
Die Vorgaben und Anforderungen der DS-GVO sind unabhängig von Art und Größe des Unternehmens zu erfüllen!
Die Verarbeitung von Daten ist in Art. 4 Nr. 2 DS-GVO geregelt und umfasst insbesondere jeden Vorgang (mit oder ohne automatisierte Verfahren) im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie
- das Erheben, das Erfassen,
- die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen,
- die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung,
- den Abgleich oder die Verknüpfung
- die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
Datenverarbeitung meint also von der erstmaligen Erfassung personenbezogener Daten bis hin zur Vernichtung bzw. Löschung dieser Daten jedweden Vorgang mit Bezug zu diesen Daten. Im Zweifel sollte der*die Coach immer davon ausgehen, dass er personenbezogene Daten verarbeitet und damit in den Anwendungsbereich der DS-GVO fällt. Eines der Grundprinzipien der Datenverarbeitung ist das grundlegende Erfordernis, dass der Betroffene in die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten einwilligen muss (Artikel 6 Abs.1 a) DS-GVO). Ohne diese Einwilligung darf der Coach personenbezogene Daten nicht verarbeiten.
Die Datenverarbeitung kann jedoch ohne ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person rechtmäßig sein, wenn sie zur Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen erfolgt. Dies ergibt sich aus Art.6 Abs.1 b) DS-GVO. Das ist der praktische Anwendungsfall im Coaching, da ohne eine Datenverarbeitung ein Coaching schlicht unmöglich wäre.
Statt die Einwilligung einzuholen, muss der Coach nun aber den Klienten vor Vertragsschluss unaufgefordert über die vorgesehene Datenverarbeitung informieren.
Durch den Vertragsschluss stimmt der Klient in den Grenzen der ihm erteilten Informationen der Datenverarbeitung konkludent zu.
Die konkreten Inhalte der durch den Coach zu erteilenden Informationen wurden den Teilnehmenden anhand eines Mustervertrages erläutert. Diese Mustertexte sind Bestandteil der umfangreichen Ausbildungsunterlagen und können daher sofort in der Praxis angewandt werden.
Zur Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung und etwaig geänderten Prozessen wurde gefragt:
„Ich kläre den Klienten jetzt auf, wunderbar, der unterschreibt den Vertrag. In der Zwischenzeit ändere ich meine Abläufe oder Prozesse in der Datenverarbeitung. Das bedeutet, ich muss dann dem Klienten diese Änderungen mitteilen. Oder nicht? Weil rein theoretisch könnte das eine Beendigung des Vertragsverhältnisses bedeuten, weil ich ja meine Bestimmungen verändere.“
Antwort:
„Ich muss die Einwilligung des Klienten einholen zu den nunmehr geänderten Bedingungen, unter denen ich seine Daten verarbeite. Aber natürlich nur dann, wenn es „mehr“ Datenverarbeitung wird, beispielsweise zusätzliche Zwecke der Datenverarbeitung aufgenommen werden oder (erstmals) eine Weitergabe an Dritte beabsichtigt ist. Schränke ich hingegen die Datenverarbeitung ein, wird es also „weniger“, dann benötige ich die Einwilligung nicht. Weil der reduzierte Umfang der Datenverarbeitung rechtmäßig erfolgt auf der Grundlage der ursprünglichen Einwilligung oder Information.
Richtig ist aber auch, dass der Klient nicht einwilligen muss (er kann und darf das, ist aber regelmäßig nicht verpflichtet dazu) und ich als Coach den Vertrag bei einer verweigerten Einwilligung nur dann kündigen dürfte, wenn mir das Festhalten am Vertrag ohne Einwilligung unzumutbar wäre (Kündigung aus wichtigem Grund). Das wird eine absolute Ausnahme sein. Anderenfalls bin ich verpflichtet, den Vertrag zu erfüllen und das auf der Grundlage der ursprünglich bei Vertragsschluss erteilten Einwilligung oder der vor Vertragsschluss mitgeteilten Informationen zur Datenverarbeitung.“
Wichtig für jeden Coach: Datenschutz kann nur dann effektiv erfolgen, wenn dies durch technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt ist und solcherlei Maßnahmen auch kontrolliert, gegebenenfalls ergänzt und/oder angepasst werden.
Wie bedeutsam diese und weitere technischen und organisatorischen Maßnahmen sind, wurde allen Beteiligten sehr deutlich bei der Frage nach ihrem gegenwärtigen Aufenthalt: Fast alle Teilnehmenden verfolgten die Ausbildung aus dem Homeoffice. In der heutigen Arbeitswelt keine Besonderheit mehr, aber mit neuen Anforderungen an die Sicherstellung des Datenschutzes verbunden.
Im zweiten Teil erhielten die Teilnehmenden zahlreiche Impulse zu allgemeinen rechtlichen Fragestellungen im Zusammenhang mit Coaching. Das Thema Datenschutz fand zunächst seine Fortsetzung bei der Erörterung der Verschwiegenheitspflicht des Coaches.
Im Gegensatz zu Anwälten, Ärzten usw. ist ein Coach regelmäßig nicht zur Verschwiegenheit verpflichtet auf Grund ausdrücklicher gesetzlicher Reglungen. Mittelbar folgt aber eine entsprechende Verpflichtung aus dem allgemeinen Schuldrecht des BGB, welches jede Vertragspartei zur Rücksichtnahme auf die Interessen des jeweils Anderen verpflichtet. Ein Verstoß gegen solche Plichten kann Schadenersatzansprüche auslösen. Schon zum Zwecke des Aufbaus von Vertrauen, im Sinne von Verlässlichkeit und dem Berufsethos folgend sollte eine vertragliche Pflicht zur Verschwiegenheit bergründet werden. Ein Signal an den Klienten, dass er sich dem Coach in jedweder Hinsicht öffnen kann.
Wann ausnahmsweise eine Verschwiegenheitspflicht nicht besteht oder gar aufgehoben ist, wurde ebenso erläutert wie die Vertraulichkeit, mit der die im Coaching erlangten Informationen zu behandeln sind.
Eine intensive Diskussion ergab sich bei der Frage, ob Coaching ein Gewerbe darstelle oder als freier Beruf anzusehen sei. In §1 Abs.2 Partnerschaftsgesellschaftsgesetz – PartGG beispielsweise werden zahlreiche Berufsgruppen aufgezählt, die als Freiberufler anzusehen sind. Der Coach wird dort jedoch nicht genannt.
Die Einordnung wird endlich davon abhängen, ob eine besondere berufliche Qualifikation oder schöpferischer Begabung gegeben ist und die persönliche, eigenverantwortliche und fachlich unabhängige Erbringung von Dienstleistungen höherer Art im Interesse der Auftraggeber und der Allgemeinheit erfolgt. Im Bereich des Coachings ist das nicht unumstritten:
„Eine Trainings- und eine Beratungstätigkeit kann also Leistung höherer Dienste sein. Wenn das aber lediglich darauf abzielt, in einem Unternehmen die Effizienz zu steigern, Umsätze zu steigern, die Mitarbeiter zu trimmen, dann kann das auch auf eine reine gewerbliche Tätigkeit zurückgehen. Das muss man im Einzelfall dann sich anschauen.“
Aber Vorsicht: Wer als Freiberufler agiert und „nebenbei“ gewerbliche Nebeneinkünfte hat, riskiert dieses Privileg! Dann können sämtliche Einnahmen, also auch jene aus der vermeintlich freiberuflichen Tätigkeit der Gewerbesteuer unterliegen. Auch die Art der Buchführung kann sich dann schlagartig ändern. Denn statt einer simplen EÜR muss unter Umständen bilanziert werden. Das gilt auch für Berufsausübungsgemeinschaften. Die gewerblichen Einnahmen nur eines GbR-Gesellschafters können den Staus der Gesamtgesellschaft gefährden.
Daher wurde den Teilnehmenden empfohlen, bei der Aufstellung ihres Geschäftsmodelles im Coaching unbedingt fachkundigen Rat einzuholen, entweder bei einer Steuerberatung oder anwaltlichen Beratung und Begleitung.
Schlusspunkt bildete eine Schnellübersicht anhand der durch den Referenten erstellten FAQ´s und hier unter anderem die Klärung, mit welchen Verträgen bzw. Vertragsarten ein Coach regelmäßig konfrontiert sein kann. So wurden die wesentlichen Unterschiede zwischen Werk- und Dienstverträgen aufgedeckt und die rechtlichen Verhältnisse beim Organisieren und Veranstalten von Seminaren beleuchtet. Für Interessierte stehen die FAQ’s hier zur Verfügung.
Ziemlich genau zwei Stunden Datenschutz und Recht im Coaching waren nach Meinung der Teilnehmenden erkenntnisreich, anspruchsvoll und praxisrelevant:
„Mal ganz ehrlich und der Rest kennt mich: Bin ja auch immer ehrlich. Also selten eine Rechtsvorlesung gehabt, bei der ich so dabeibleiben konnte und die auch so vorgetragen wurde. Und ich fand´s super gut. Ich war keine Sekunde abwesend. Finde ich klasse. Also gut gemacht und sehr, sehr informativ.“
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